Penting untuk mempunyai maklumat yang boleh dipercayai dan tepat ketika membuat keputusan. Pemimpin-pemimpin besar melihat kepada kakitangan mereka untuk wawasan yang tepat pada masanya. Begitu juga, pelanggan membuat keputusan berdasarkan maklumat yang diberikan oleh pengurus pelaburan mereka. Memandangkan maklumat ini penting untuk proses membuat keputusan, pelanggan perlu mempunyai data yang boleh dipercayai dan tepat, yang tepat pada masanya dan relevan. Jika pelanggan menerima maklumat yang tidak tepat atau tidak tepat pada masanya, kesimpulannya mungkin salah, tidak sesuai dan bahkan berbahaya. Mempunyai maklumat yang betul adalah penting, oleh itu pengurus harus meletakkan keutamaan tinggi pada komunikasi pelanggan. (Lihat lagi, di sini: Etika Pengurus Aset: Pelanggan dan Kesetiaan.)

Tepat dan tepat

Pelan komunikasi harus menggariskan frekuensi komunikasi serta format dan pihak yang bertanggungjawab untuk pelan itu. "Membangun dan mengekalkan amalan komunikasi yang jelas, kerap dan menyeluruh adalah penting untuk menyediakan perkhidmatan kewangan berkualiti tinggi kepada pelanggan," mencadangkan Institut CFA. Tanggungjawab utama pengurus adalah untuk bertindak bagi pihak pelanggan. Apabila pelanggan menerima komunikasi yang jelas, melalui pelan yang direka dan dijalankan dengan baik, maka mereka boleh membuat keputusan yang tepat. Komunikasi boleh berubah mengikut firma, tetapi pelan komunikasi standard harus termasuk komponen berikut:

1. Pertama, pelanggan perlu memahami pendekatan pengurus untuk melabur. Pengurus harus mengkomunikasikan proses pelaburan - apa yang menyumbang kepada keputusan pelaburan dan apakah komponen atau input yang penting dalam analisis. Pengurus juga harus memaklumkan kepada klien mengenai batasan analisis dan mendidik mereka tentang sumber maklumat yang mereka gunakan untuk mencapai kesimpulan pelaburan mereka. Yang penting, mereka juga perlu mendedahkan apabila perubahan dibuat kepada proses pelaburan dan faktor risiko yang mungkin mengiringi perubahan dalam proses. Sebagai contoh, memahami ciri-ciri pelaburan adalah penting dalam menentukan kesesuaian pelaburan untuk pelanggan dan bagaimana ia sesuai dengan portfolio pelanggan keseluruhan.
2. Risiko berpotensi, terutamanya kerana ia berkaitan dengan pulangan yang dijangkakan, harus dimasukkan dalam pelan komunikasi. Ini termasuk risiko kredit, risiko kewangan (khususnya, penggunaan leverage atau derivatif kewangan), dan risiko pasaran keseluruhan. Pengurus harus membincangkan kesan potensi dari sebarang risiko pada tesis pelaburan. Lebih-lebih lagi, sebarang perubahan dalam ciri risiko pada strategi portfolio adalah penting untuk didedahkan.
3. Pelanggan perlu dimaklumkan mengenai penggunaan pengurus luaran untuk menguruskan sebahagian daripada aset klien.Kesan terhadap kepelbagaian portfolio, tahap aset dan pulangan yang dijana perlu dibincangkan dengan pelanggan agar mereka dapat memahami campuran portfolio dan bagaimana pengurus luar memberi impak dan mempengaruhi jumlah portfolio.

Bentuk atau mod komunikasi yang berbeza harus digunakan dalam pelan tersebut. Laporan bertulis adalah cara komunikasi tradisional, tetapi maklumat harus dikomunikasikan menggunakan pelbagai medium. Pertemuan orang lain, perbualan telefon, dan letupan e-mel adalah bentuk lain yang harus menemani laporan bertulis.

Selain memastikan pelan komunikasi adalah lengkap dan tepat, maklumat perlu disampaikan tepat pada masanya. Maklumat yang tepat tidak baik jika sudah ketinggalan zaman. Pelan komunikasi harus digariskan apabila komunikasi biasa harus dijangka. Contohnya, laporan bertulis dan lisan bulanan, suku tahunan atau tahunan adalah komunikasi tetap biasa. Laporan ad hoc, seperti menyampaikan perubahan dalam proses atau persekitaran pasaran yang luar biasa, harus dimasukkan dalam pelan juga.

Bottom Line

Hubungan pengurus-pengurus dikukuhkan dengan pelan komunikasi yang merangkumi maklumat yang relevan, tepat dan tepat pada masanya. Pelanggan hanya boleh membuat keputusan mengenai portfolio untuk memenuhi keperluan dan matlamat pelaburan mereka jika maklumat yang mereka terima adalah tepat dan tepat pada masanya. Maklumat yang tepat termasuk perbincangan mengenai proses membuat pelaburan, bagaimana pengurus membuat keputusan, sebarang perubahan dalam proses dan risiko yang terlibat. Maklumat ini, bagaimanapun, berguna hanya jika ia disediakan dengan segera. Maklumat ketinggalan zaman atau spekulasi tidak akan membantu klien membuat keputusan, dan boleh berbahaya. Pelan komunikasi juga perlu memasukkan mod atau penghantaran untuk komunikasi, yang sepatutnya merangkumi pelbagai media seperti laporan bertulis, mesyuarat orang lain dan jenis iklan lain-lain. Sekiranya digubal dengan baik, pelan komunikasi akan bertindak sebagai jambatan penting antara pelanggan dan pengurus. (Baca lebih lanjut, di sini mengenai topik, di sini: Etika Pengurus Aset: Bertindak Secara Profesional dan Etika )