Menurut Sarbanes Oxley Act (SOX), syarikat dikehendaki menyimpan semua dokumen yang mengandungi maklumat tentang dasar atau prestasi syarikat. Apa-apa dokumen yang berkaitan dengan proses pengauditan yang mengandungi maklumat mengenai syarikat yang boleh diwakili dengan perkataan atau nombor dianggap sebagai dokumen yang mesti dikekalkan untuk tujuan pengauditan. Untuk menekankan perkara ini, bahagian 802 akta menekankan bahawa peraturan pengekalan dokumen digunakan untuk semua e-mel, lampiran e-mel syarikat, dan dokumen yang disimpan di komputer, pelayan, pemacu tambahan, e-data, laman web, sebagai dan salinan keras semua rekod syarikat. Prinsip perakaunan yang diterima umum (GAAP) juga memerlukan syarikat-syarikat menyimpan rekod perniagaan.
Di bawah SOX, terdapat empat komponen utama yang mesti dipenuhi untuk memastikan bahawa dokumen yang disimpan secara digital memenuhi dasar pengekalan dokumen. Komponen tersebut ialah:
- Dokumen, termasuk e-mel mestilah 'bukti yang merosakkan'
- Dokumen yang disimpan secara elektronik mesti dilindungi kata laluan, baca sahaja dan tidak boleh dipadamkan
- Dokumen digital yang disimpan mestilah disulitkan dan ditandatangani secara digital
- Dokumen yang disimpan secara digital mesti mempunyai keupayaan untuk diaudit oleh pihak ketiga, dan mempunyai keupayaan carian.
Institut Akauntan Awam Bertauliah Amerika, sebuah organisasi yang tidak penting untuk menetapkan GAAP, juga mempunyai cadangan tertentu mengenai kawalan yang sesuai untuk dokumen yang disimpan secara digital. Salinan e-mel dan salinan digital lain yang digunakan semasa menjalankan perniagaan harus disimpan secara digital dan dalam bentuk hard copy. Apabila dokumen disimpan secara digital, diperlukan kawalan dalaman yang betul. Sesetengah kawalan dalaman yang dikehendaki adalah bahawa kakitangan IT yang bertanggungjawab untuk menyimpan dokumen digital mestilah bebas, dan salinan keras log keselamatan mesti disimpan.
Untuk maklumat lebih lanjut tentang SOX dan juruaudit, lihat Pengawasan Dalaman .
Soalan ini dijawab oleh Chizoba Morah.
Piawaian Dan Etika Untuk Profesional Kewangan
Skandal dan penipuan telah memberikan profesional kewangan mata hitam. Ketahui cara mengelakkan dilema etika yang tipikal.
GAAP Dan Usaha Penumpuan Piawaian IFRS di 3 Kawasan Substansial
Memahami langkah-langkah tertentu yang telah diambil dengan harapan untuk menumpu GAAP dan piawaian perakaunan IFRS, walaupun terdapat perbezaan metodologi berdasarkan falsafah dan budaya.
Apakah piawaian perakaunan dan pengawalseliaan yang tertakluk kepada bank koresponden?
Membaca tentang peraturan-peraturan yang dikenakan ke atas bank-bank wartawan di Amerika Syarikat daripada Akta Pencegahan Pengubahan Wang Haram dan Peraturan F dari Fed.