Sebelum mesyuarat umum sebuah syarikat atau dana bersama, para pemegang saham akan menerima pakej dalam mel yang mengandungi pelbagai dokumen yang melaporkan hasil data kewangan dan operasi dan mengumumkan isu-isu penting - seperti cadangan untuk perubahan kepada struktur saham syarikat atau penggabungan dan pengambilalihan. Ini semua perkara yang pemegang saham atau pemegang unit, pemilik sebenar syarikat atau dana bersama, akan mengundi pada mesyuarat agung. Walau bagaimanapun, jika pemegang saham tidak dapat menghadiri mesyuarat tahunan (atau khas), dia boleh mengundi melalui cadangan proksi, salah satu daripada dokumen yang dimasukkan dalam pakej surat pra pra-mesyuarat. (Untuk mengetahui lebih lanjut, lihat Mengetahui Hak Anda Sebagai Pemegang Saham .)

Tujuan Pengundian Proksi
Undian pemegang saham adalah cara utama yang membolehkan para pemegang saham mempengaruhi operasi syarikat atau dana bersama, tadbir urus korporatnya dan juga aktiviti tanggungjawab sosial yang mungkin diluar kewangan pertimbangan. Oleh itu, sangat penting bagi para pemegang saham untuk mengambil bahagian dalam pengundian dan membuat keputusan berdasarkan pemahaman penuh tentang maklumat dan dokumentasi undang-undang yang dikemukakan kepada mereka.

Pada mesyuarat pemegang saham, pelabur dengan saham biasa (atau unit dana bersama) biasanya menerima satu undi setiap saham (atau unit), kecuali mereka memiliki saham yang membawa peruntukan tambahan. Undian para pemegang saham yang tidak hadir dalam mesyuarat dan tidak menggunakan kad proksi yang mempunyai tandatangan mereka dianggap abstain - mereka tidak mengira untuk atau terhadap sebarang cadangan yang dibentangkan pada mesyuarat tersebut.

Tetapi pengundian proksi membolehkan pemegang saham untuk mengundi apabila mereka tidak dapat menghadiri mesyuarat pemegang saham, jadi pelabur secara harfiah dapat memiliki dan mengundi ekuiti dalam syarikat dan dana bersama yang mungkin terletak dan didaftarkan dengan jelas di seluruh dunia.

Proksi Pengundian Secara Elektronik
Pada zaman internet, pelabur tidak boleh hanya membeli dan menjual saham dalam talian, tetapi juga mengundi pernyataan proksi mereka. Keseluruhan proses penyampaian dokumentasi boleh diautomatik secara elektronik. Dokumentasi rasmi dihantar kepada pemegang saham dalam bentuk elektronik, dan kemudian mereka log masuk ke sistem dengan nombor kawalan atau nombor pengenalan peribadi dan mengundi untuk atau terhadap resolusi yang dibentangkan.

Garis Panduan Pengundian Proksi
Internet juga sangat membantu para pemegang saham dalam meneliti keputusan mereka. Banyak pelabur institusi kini membuat keputusan undian mereka secara dalam talian sebelum tarikh mesyuarat, memberi peluang kepada pelabur individu untuk melihat di mana pemegang saham institusi besar menentang isu-isu. Institusi yang sama juga boleh memberikan penjelasan yang mendalam mengenai keputusan mereka dengan memaparkan 'garis panduan pengundian proksi mereka'.Sebagai contoh, institusi boleh memberikan undi mereka mengenai kriteria nilai jangka panjang, akauntabiliti korporat, tanggungjawab, kemampanan, dan sebagainya.

Yang paling proaktif pelabur institusi memainkan peranan juara dalam memastikan para pengarah bertanggungjawab terhadap resolusi yang diperkenalkan pada mesyuarat penting. Bukan sahaja institusi itu akan menubuhkan garis panduan pengundian proksi modelnya, tetapi jika keputusan pada mulanya tidak jelas, ia akan mendapatkan maklumat tambahan dari syarikat itu sendiri. Sebagai contoh, institusi mungkin menghubungi pihak pengurusan secara langsung untuk membincangkan cadangan tertentu, mencadangkan pengubahsuaian kepada jenis cadangan, atau dalam kes-kes yang melampau, menggesa penarikan balik cadangan keseluruhannya. Pengaruh tersebut biasanya dipegang hanya oleh pelabur institusi yang kuat, menjadikan peranan institusi dalam proses pengundian proksi tidak ternilai.

Inovasi ke Sistem Pengundian Proksi
Berikutan skandal korporat yang banyak dipublikasikan oleh pengurusan dan pengarah pelbagai syarikat awam yang diperdagangkan sejak beberapa tahun lalu, lebih banyak pertimbangan telah diberikan kepada kemungkinan revisi sistem pengundian proksi - paling ketara, kemungkinan para pemegang saham mengambil peranan aktif dalam memperkenalkan resolusi kepada proksi. Cadangan-cadangan ini sering disebut "akses proksi langsung" dan memfokuskan yang paling menonjol ke atas kemungkinan membenarkan para pemegang saham menamakan calon pengarah. Dalam satu tangan, ini boleh membawa perspektif baru kepada lembaga pengarah; tetapi sebaliknya, kekurangan pengalaman (antara faktor lain) boleh menyebabkan para pemegang saham menamakan para pengarah yang benar-benar tidak sesuai untuk pengarah.

Kesimpulan
Pengundian proksi selalunya merupakan satu-satunya cara yang boleh dikatakan para pelabur dalam operasi perniagaan dan aktiviti kemasyarakatan syarikat mereka atau dana bersama. Pemegang saham tidak perlu menghadiri mesyuarat penting secara peribadi, tetapi mereka mesti membuat usaha untuk membaca dan memahami resolusi undang-undang dan menggunakan semua sumber yang ada untuk membuat undi berpendidikan berdasarkan pengetahuan dan maklumat terbaik mereka.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai tanggungjawab pemegang saham, lihat Dana Bersama Bertanggungjawab Sosial dan Meletakkan Pengurusan Di bawah Mikroskop .