Apakah 'Pengurusan Projek'

Pengurusan projek melibatkan perancangan dan organisasi sumber syarikat untuk memindahkan tugas, peristiwa atau tugas tertentu ke arah penyelesaian. Ia biasanya melibatkan projek satu masa dan bukan aktiviti yang berterusan, dan sumber yang dikendalikan termasuk kakitangan, kewangan, teknologi dan harta intelektual. Pengurus projek membantu untuk menentukan matlamat dan objektif projek dan menentukan apabila pelbagai komponen projek siap dan oleh siapa; beliau juga mewujudkan pemeriksaan kawalan kualiti untuk memastikan komponen yang lengkap memenuhi standard tertentu.

BREAKING 'Pengurusan Projek'

Secara umumnya, proses pengurusan projek merangkumi peringkat berikut: perancangan, permulaan, pelaksanaan, pemantauan dan penutupan. Industri yang berbeza juga telah membangunkan template pengurusan projek khusus yang khusus untuk keperluan unik bidang masing-masing. Templat-perancangan membuat perancangan projek yang cekap dan dapat diulangi dengan mudah dari satu set penghantaran ke seterusnya. Sebagai contoh, pengurusan projek IT mengkhususkan diri dalam memudahkan proses penyampaian produk teknikal yang melalui beberapa peringkat kitaran hayat termasuk pembangunan, pengujian dan penggunaan.

Apa yang dilakukan oleh Pengurus Projek?

Bagi ramai orang, tajuk pengurus projek tidak banyak bermakna. Ia mungkin kelihatan seperti tajuk berbulu untuk duduk dan menyelia. Walaupun penyeliaan adalah salah satu bahagian penting dalam tugas ini, lebih banyak lagi dalam pengurusan projek daripada hanya menonton semua orang bekerja.

Pengurusan projek sering dikaitkan dengan bidang seperti kejuruteraan dan pembinaan dan, lebih akhir kebelakangan ini, penjagaan kesihatan dan teknologi maklumat (IT), yang biasanya mempunyai satu set kompleks komponen yang perlu diselesaikan dan dipasang dalam fesyen yang ditetapkan untuk membuat produk berfungsi. Tetapi tidak kira apa industri itu, pengurus projek cenderung mempunyai pekerjaan yang sama.

Pelan Pengurus Projek: Dari awal hingga akhir, setiap projek memerlukan pelan yang menggariskan bagaimana perkara akan turun dari tanah, bagaimana ia akan dibina dan bagaimana ia akan selesai. Sebagai contoh, dalam seni bina, pelan itu bermula dengan idea, berkembang menjadi lukisan dan bergerak ke merancang tindakan biru, dengan beribu-ribu potongan kecil datang bersama-sama di antara setiap langkah. Arkitek hanya satu orang yang menyediakan satu teka-teki. Pengurus projek meletakkannya bersama-sama.

Pengurus Projek Memudahkan: Apabila ada pasukan besar yang bekerja pada satu projek, komunikasi dapat dipecahkan dengan cepat. Ini terutamanya berlaku apabila beberapa bahagian pekerjaan disumberkan. Sebagai contoh, jika anda ingin memulakan sebuah syarikat yang menjual widget dalam talian, anda perlu membina sebuah laman web, mendapatkan pemasaran anda bersama-sama, berbincang dengan pembekal, cari kru jualan dan ada orang yang bertanggungjawab untuk penghantaran.Sebagai perniagaan kecil, anda tidak akan mempunyai semua yang dilakukan di rumah, jadi anda bertindak sebagai pengurus projek untuk membawa semua kepingan anak kapal bersama-sama dan memudahkan kerjasama dan kerjasama. (Untuk lebih lanjut, lihat Bagaimana Pengurusan Projek Agile berfungsi .)

Pengurus Projek Adakah PR: Perhubungan awam adalah sebahagian besar dari mana-mana perniagaan. Ia tidak mencukupi untuk memastikan bahawa syarikat itu mempunyai pandangan yang baik di mata orang ramai; perhubungan awam dalaman bertujuan untuk memastikan bahawa ketua syarikat tahu apa yang berlaku dan memegang pandangan yang baik dari jabatan. Pengurus projek bertanggungjawab untuk memastikan yang lebih tinggi disimpan dalam gelung dan mengetahui apa yang sedang berlaku.

Pengurus Projek Menutup: Setiap projek mempunyai anggaran dan kerangka waktu. Blow salah satu daripada mereka, dan keseluruhan projek mungkin hilang. Pengurus projek memastikan segala-galanya berjalan lancar, tepat pada masanya dan pada anggaran. Itu bererti apabila jangka masa akan berakhir, pengurus dapat menyimpan semua anggota pasukan yang bekerja pada projek itu untuk selesai mengikut jadual.

Contoh Tanggungjawab Pengurus Projek

Katakan pengurus projek ditugaskan untuk memimpin pasukan untuk membangunkan produk perisian. Dia bermula dengan mengenal pasti skop projek. Kemudian dia menyerahkan tugasan kepada pasukan projek; pasukan ini boleh termasuk pemaju, jurutera, penulis teknikal dan pakar jaminan kualiti. Pengurus projek mewujudkan jadual dan menetapkan tarikh akhir. Selalunya dia menggunakan representasi visual aliran kerja, seperti carta Gantt dan carta PERT, untuk menentukan tugas mana yang akan diselesaikan oleh mana jabatan. Dia menetapkan belanjawan yang merangkumi dana yang mencukupi untuk memastikan projek dalam anggaran walaupun menghadapi kemungkinan luar jangka. Pengurus projek juga memastikan pasukan mempunyai sumber yang diperlukan untuk membina, menguji dan menggunakan produk perisian.

Apabila sebuah syarikat IT besar seperti Cisco Systems Inc. memperolehi syarikat-syarikat yang lebih kecil, sebahagian utama tugas pengurus projek adalah untuk mengintegrasikan ahli-ahli pasukan projek dari pelbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kumpulan tentang memenuhi matlamat akhir. Pengurus projek mungkin mempunyai pengetahuan teknikal tetapi juga mempunyai tugas penting untuk mengambil visi korporat peringkat tinggi dan memberikan hasil yang ketara pada masa dan dalam anggaran.

Jelas, pengurus projek mesti mempunyai kemahiran organisasi dan pengurusan masa yang murni. Tetapi ketika perhatian terhadap perincian adalah kunci, dia juga harus dapat membayangkan sebuah projek secara keseluruhan untuk memastikan ia bersatu dengan baik. Pengurus projek yang baik adalah pemimpin yang berkuasa dalam apa jua keadaan, mahir dalam kemahiran interpersonal dan berfikir dengan cepat, dan dapat merangka penyelesaian kreatif terhadap masalah. (Lihat juga Soalan Temuduga Umum untuk Pengurus Projek .)

Pengurusan Projek Agile

Industri perisian komputer merupakan salah satu yang pertama menggunakan metodologi tertentu yang dinamakan pengurusan projek tangkas. Dengan asas yang berasal dari dua belas prinsip utama Manifesto Agile, pengurusan projek tangkas adalah proses berulang yang memberi tumpuan kepada pemantauan berterusan dan penambahbaikan hasil.Pada terasnya, penyampaian yang berkualiti tinggi adalah hasil daripada memberikan nilai pelanggan, interaksi pasukan dan menyesuaikan diri dengan keadaan perniagaan semasa. Tidak seperti pengurusan projek Waterfall, kaedah yang lebih tradisional, pengurusan projek tangkas tidak mengikuti pendekatan peringkat demi peringkat yang berurutan. Sebaliknya, fasa projek diselesaikan selari dengan satu sama lain oleh pelbagai ahli pasukan dalam organisasi. Pendekatan ini boleh mencari dan membetulkan sebarang kesilapan dalam projek tanpa perlu memulakan semula keseluruhan prosedur.

Pengurusan projek tangkas memberikan lebih banyak kelonggaran dalam pengesanan kesilapan sepanjang peringkat projek, yang mengakibatkan kesilapan yang lebih sedikit daripada Waterfall, yang hanya dapat menguji pepijat semasa peringkat pembangunan. Dalam pembangunan perisian, pendekatan tangkas biasanya digunakan untuk membantu perniagaan bertindak balas terhadap ketidakpastian. Dalam Kitaran Kehidupan Pembangunan Perisian (SDLC), ahli pasukan terlibat dalam fasa keperluan, reka bentuk, pembangunan dan ujian. Yang paling penting, teknik tangkas melibatkan gambaran umum tentang kecekapan tugas agar anggota pasukan menyesuaikan tingkah laku dan prosedur dengan sewajarnya.

Alat Pengurusan Projek Agile

Pengurusan projek tangkas menggunakan satu set alat yang berfokus sempit.

• Kaedah scrum memberi tumpuan kepada gelung maklum balas empirikal untuk menyesuaikan diri dengan kerumitan dan ketidakpastian yang biasanya terdapat dalam pembangunan perisian. Pengambilan keputusan adalah berdasarkan hasil yang diperhatikan berikutan jarak pendek yang dikenali sebagai sprint. Semasa setiap pecut, produk yang diuji disimpan dalam keadaan sedia-kapal sepanjang masa. Keseluruhannya, scrum adalah satu set peranan, tanggungjawab dan maklum balas yang tetap konsisten sepanjang projek itu. Mengeluarkan ralat yang boleh diramalkan dalam proses ini membolehkan perniagaan mudah belajar dan menyesuaikan diri dengan ralat masa depan. Pemilik produk, pasukan dan tuan pangkat scrum adalah penting untuk kejayaan scrum itu. Pemilik produk bertanggungjawab untuk mengawasi, berkomunikasi dan membina visi untuk projek tersebut. Pasukan ini bertanggungjawab untuk memenuhi matlamat setiap pecut dalam bentuk autonomi. Bekerjasama dengan pemilik produk dan pasukan, master scrum membantu menyelesaikan matlamat dengan menghapuskan sebarang halangan.
• Metodologi Lean memberi tumpuan terutama pada proses penambahbaikan berterusan melalui penghapusan sisa. Sisa adalah punca kegiatan yang tidak menguntungkan dan terdiri daripada kecacatan, kelebihan produksi, pengangkutan, menunggu, inventori, gerakan dan pemprosesan. Dengan menyingkirkan sisa, organisasi dapat meningkatkan aliran nilai mereka dan secara efektif memberikan peningkatan nilai kepada pelanggan mereka; Akhirnya, nilai pelanggan dicipta melalui proses dengan sisa sifar. Dengan penambahbaikan berterusan sepanjang proses, kesilapan dalam penghantaran projek dapat dikurangkan dengan berkesan. Individu yang memenuhi kriteria tertentu boleh menjadi Lean Six Sigma yang diperakui, dengan itu mengesahkan pengetahuan dan penerapan metodologi kurus dalam amalan perniagaan.

Rantaian Bekalan Zara Agile

Aplikasi pengurusan projek tangkas tidak terhad kepada industri IT.Peruncit pakaian Zara telah menggunakan model tangkas untuk mengubah dirinya menjadi salah satu rantai paling berharga di dunia. Daripada bergantung pada pengeluaran luar, proses seperti reka bentuk, pembuatan dan pergudangan tetap dalaman. Pereka dan pengurus produk bertanggungjawab untuk pesanan awal dan respons dalam musim. Daripada memberi tumpuan kepada pengeluaran besar sebelum musim baru, Zara mengeluarkan pakaian dalam kelompok kecil. Akibatnya, syarikat mengelakkan inventori yang tinggi dan markdown yang merosot keuntungan.

Terima kasih kepada ketangkasan dalaman, syarikat itu boleh menghantar produk baru ke kedai dalam masa 15 hari. Berikutan prinsip tangkas asas membolehkan Zara memberi tumpuan untuk mewujudkan nilai pelanggan, pasukan penganjur diri dan kitaran pendek tetapi hasil yang berkualiti tinggi.

Kelebihan dan Kekurangan Agile

Pengurusan Projek Agile dapat mengurangkan kos berkaitan kesilapan melalui perbaikan dan perubahan yang berterusan dalam kitaran perancangan. Melalui interaksi pasukan yang berterusan pada jarak yang singkat, kesilapan dapat dikesan dengan cepat, menghapuskan keperluan untuk memulakan semula projek. Akibatnya, apa-apa kerja berulang yang diperlukan tidak menyakiti organisasi seperti yang akan dilakukan sebaliknya. Begitu juga, kaedah tangkas membantu memastikan produk akhir yang paling berkesan memenuhi keperluan pelanggan.

Walaupun proses tangkas mempunyai peningkatan yang tinggi, proses ini tidak sesuai untuk semua organisasi. Ketangkasan adalah bergantung kepada ahli pasukan yang berkemahiran tinggi yang boleh bekerjasama tetapi juga bekerja secara autonomi. Mana-mana lubang di antara pasukan boleh membuktikan mahal dan memakan masa untuk organisasi. Sebagai contoh, kaedah tangkas tidak sesuai untuk industri pembinaan, kerana kekurangan penyerahan lelaran.