Jika anda bekerja sebagai kontraktor bebas atau kontraktor bebas, kebanyakan pelanggan anda akan meminta anda melengkapkan borang IRS W-9 dan Permintaan untuk Nombor Pengesahan Pembayar dan Pensijilan. Borang ini membantu perniagaan mendapat maklumat penting dari vendor mereka untuk menyediakan pulangan maklumat untuk IRS. Perniagaan perlu memfailkan pulangan maklumat menggunakan borang 1099-MISC apabila mereka membayar kontraktor bebas atau kontraktor bebas sebanyak $ 600 atau lebih sepanjang tahun (lihat Tujuan 1099 Borang).

Pelanggan anda akan menggunakan maklumat pada W-9 anda untuk memasukkan nama, nama perniagaan, alamat dan nombor pengenalan pembayar cukai (TIN) pada 1099-MISC yang mereka fail mengenai anda. Mereka akan menghantar satu salinan 1099-MISC kepada IRS dan salinan lain kepada anda pada akhir Januari, selepas penghujung tahun cukai.

Keadaan lain yang anda mungkin diminta untuk mengisi W-9 termasuk:

• Urus niaga hartanah tertentu
• Faedah gadai janji yang dibayar
• Pengambilalihan atau penolakan harta yang dijamin
• Pembatalan hutang > Sumbangan kepada persaraan persaraan individu (IRA)

Untuk lebih banyak kegunaannya - dan apabila anda perlu mempersoalkan untuk menandatangani satu - baca Tujuan Borang W-9.

Arah Langkah demi Langkah

Borang W-9 adalah salah satu bentuk IRS paling mudah untuk diselesaikan, tetapi jika borang cukai membuat anda gelisah, jangan risau. Kami akan memandu anda melalui cara yang betul untuk menyelesaikannya.

Langkah 1:

Masukkan nama anda seperti yang ditunjukkan pada pulangan cukai anda. Mudah, kan?

Langkah 2:

Masukkan nama perniagaan anda atau nama "entiti yang tidak diendahkan", jika berbeza dari atas. Sebagai contoh, anda mungkin menjadi pemilik tunggal, tetapi untuk tujuan pemasaran, anda tidak menggunakan nama peribadi anda sebagai nama perniagaan anda; Sebaliknya, anda "menjalankan perniagaan sebagai" beberapa nama lain. Anda akan memasukkan nama itu di sini. Adapun bahagian entiti yang tidak dihiraukan, jika anda tidak tahu apa itu, anda mungkin bukan satu. Jenis yang paling umum entiti yang tidak dipertimbangkan adalah syarikat liabiliti terhad tunggal, dan syarikat tunggal dan syarikat S tidak pernah dikelaskan sebagai entiti yang tidak diendahkan. Langkah 3:

Apakah jenis entiti perniagaan anda untuk klasifikasi cukai persekutuan: kepunyaan tunggal, perkongsian, korporat C, perbadanan S, amanah / harta tanah, syarikat liabiliti terhad atau "lain"? Periksa kotak yang berkenaan. Jika anda tidak pasti, anda mungkin menjadi pemilik tunggal, kerana anda perlu memfailkan banyak dokumen untuk menjadi salah satu entiti lain. Langkah 4:

Pengecualian. Kemungkinan anda akan meninggalkan kotak ini kosong. Berikut adalah beberapa pengecualian: 1. Payee yang dikecualikan daripada sandaran sandaran, seperti syarikat (dalam kebanyakan kes), mungkin perlu memasukkan kod dalam kotak "Kod penerima pembayaran". Borang arahan W-9 menyenaraikan pembayar yang dikecualikan dan kod mereka, dan bagi jenis pembayaran kod-kod ini harus digunakan.Syarikat-syarikat yang mengisi W-9 untuk menerima bayaran faedah atau dividen, sebagai contoh, akan memasukkan kod "5. "

2. Bayaran yang dikecualikan daripada pelaporan di bawah Akta Pematuhan Cukai Akaun Luar Negara (FATCA) mungkin perlu memasukkan kod dalam kotak "Pengecualian daripada kod pelaporan FATCA". Kedua-dua kotak ini tidak akan dikenakan kepada kontraktor bebas atau pembekal bebas biasa.

Langkah 5:

Sediakan alamat jalan, kota, negeri dan kod zip anda. Bagaimana jika alamat rumah anda berbeza dari alamat perniagaan anda? Alamat manakah yang harus anda berikan pada borang W-9? Gunakan alamat yang akan anda gunakan pada pulangan cukai anda. Sebagai contoh, jika anda seorang pemilik tunggal yang menyewa ruang pejabat, tetapi anda memfailkan penyata cukai anda menggunakan alamat rumah anda, masukkan alamat rumah anda dalam bentuk W-9 supaya IRS tidak akan mempunyai kesulitan yang sepadan dengan 1099s anda dengan bentuk 1040 anda . Langkah 6:

Dalam langkah pilihan ini, anda boleh memberikan nama dan alamat pemohon. Anda mungkin ingin mengisi kotak ini untuk menyimpan rekod mengenai siapa yang telah memberikan nombor pengenalan cukai kepada anda. Langkah 7:

IRS memanggil bahagian Bahagian I ini, yang harus membuat anda tertanya-tanya apa langkah-langkah yang telah anda selesaikan. Di sini, anda mesti memberikan nombor pengenalan cukai perniagaan anda, yang mana akan menjadi nombor Jaminan Sosial individu anda (SSN) jika anda adalah pemilik tunggal atau nombor pengenalan majikan anda (EIN) jika anda jenis perniagaan lain. Sekarang, sesetengah pemilik tunggal juga mempunyai EIN, tetapi IRS lebih suka pemilik tunggal menggunakan SSN mereka dalam bentuk W-9. Sekali lagi, berbuat demikian akan menjadikannya lebih mudah untuk menyesuaikan mana-mana 1099s yang anda terima dengan pulangan cukai anda, yang anda akan memfailkan di bawah SSN anda. Bagaimana jika perniagaan anda baru dan tidak mempunyai EIN? Anda masih boleh mengisi borang W-9. IRS mengatakan anda harus memohon nombor anda dan menulis "dipohon" dalam ruang untuk TIN. Anda akan ingin mendapatkan nombor ini secepat mungkin, kerana sehingga anda melakukannya, anda akan dikenakan sandaran sandaran. Untuk memohon EIN dalam talian, lawati tapak IRS di sini. Lihat arahan untuk Langkah 8, Bahagian II di bawah untuk lebih banyak mengenai sandaran sandaran.

Langkah 8:

Dalam Bahagian II, anda mesti bersumpah bahawa anda bukan pendusta berbohong yang terletak sebelum anda boleh menandatangani borang W-9. Secara sengaja berbohong pada borang cukai boleh bermakna anda perlu membayar denda atau pergi ke penjara; IRS tidak kucar-kacir. Sebelum menandatangani borang W-9, di sini adalah kenyataan-kenyataan yang perlu anda perihalkan adalah benar, di bawah penalti sumpah bohong: 1. Nombor yang ditunjukkan dalam borang ini adalah nombor pengenalan pembayar cukai saya yang betul (atau saya sedang menunggu nombor yang akan dikeluarkan kepada saya).

Jika anda berfikir tentang menggunakan nombor ID cukai "dicuri," dicuri atau dibuat, mungkin anda akan berfikir dua kali sebelum bersumpah.

2. Saya tidak tertakluk kepada pegangan sandaran kerana: (a) Saya dikecualikan daripada sandaran sandaran, atau (b) Saya tidak diberitahu oleh Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri (IRS) bahawa saya tertakluk kepada sandaran sandaran akibat kegagalan melaporkan semua kepentingan atau dividen, atau (c) IRS telah memberitahu saya bahawa saya tidak lagi tertakluk kepada sandaran sandaran.

Kebanyakan pembayar cukai dikecualikan daripada sandaran sandaran. Jika anda tidak tahu apa yang IRS bercakap di sini, anda mungkin dikecualikan. Jika anda tidak dikecualikan, IRS akan memberitahu anda, dan syarikat yang membayar anda perlu tahu kerana ia dikehendaki untuk menahan cukai pendapatan dari gaji anda pada kadar rata 28% dan hantar kepada IRS. (Secara kebetulan, sekarang anda tahu satu lagi alasan yang baik untuk tidak menipu pada pengembalian cukai anda: Anda mungkin perlu memberitahu pelanggan masa depan tentang hal itu, dan ini mungkin membuat syarikat berfikir dua kali mengenai anda.) Item (c) pada dasarnya mengatakan bahawa jika anda sekali tertakluk kepada sandaran sandaran tetapi tidak lagi, tiada siapa yang perlu tahu. Pada dasarnya ia sama seperti item (a). Klik di sini untuk membaca butiran dari IRS mengenai sandaran sandaran.

3. Saya seorang warga U. S. atau orang U. S. yang lain.

Jika anda seorang asing pemastautin, anda berada dalam keadaan yang jelas. IRS juga menganggap yang berikut sebagai "U. S. person ": perkongsian, perbadanan, syarikat atau persatuan yang diwujudkan atau dianjurkan di Amerika Syarikat atau di bawah undang-undang Amerika Syarikat; sebuah estet dalam negeri; dan kepercayaan domestik. Jika perniagaan anda adalah perkongsian yang mempunyai rakan kongsi asing, peraturan khusus dikenakan; baca tentang mereka dalam arahan untuk membentuk W-9. Sekiranya anda bukan warga negara S., anda mungkin perlu mengisi borang W-8 atau borang 8233 sebaliknya.

4. Kod FATCA yang dimasukkan ke dalam borang ini (jika ada) menunjukkan bahawa saya dikecualikan daripada pelaporan FATCA adalah betul.

Anda mungkin tidak perlu risau mengenai perkara ini, yang berkaitan dengan Akta Pematuhan Cukai Akaun Asing.

Beberapa Perkara Lebih Sebelum Anda Tandatangan

Borang ini memberitahu anda untuk menyeberang item 2 di atas jika anda telah dimaklumkan oleh IRS bahawa anda sedang tertakluk kepada sandaran sandaran kerana anda telah gagal melaporkan semua minat dan dividen pada pulangan cukai anda.

Anda boleh menyeberang item 2 jika anda mengisi W-9 berkaitan dengan transaksi hartanah. Perkara 2 tidak terpakai dalam kes ini, jadi tidak kira jika anda tertakluk kepada sandaran sandaran.

Sekarang, jika anda membaca cetakan halus dalam arahan W-9 dengan teliti, nampaknya menunjukkan bahawa kebanyakan orang tidak perlu menandatangani borang ini sama sekali. Pada umumnya anda hanya perlu menandatanganinya jika IRS telah memberitahu anda bahawa anda sebelum ini memberikan TIN salah. Walau bagaimanapun, ketiadaan teknikal, orang yang meminta anda mengisi W-9 mungkin akan menganggapnya tidak lengkap atau tidak sah jika anda tidak menandatanganinya, dan nasib baik cuba meyakinkan mereka sebaliknya.

Mengembalikan Borang

Kembalikan W-9 anda yang lengkap kepada perniagaan yang meminta anda mengisi borang tersebut. Idealnya, anda akan menyerahkannya secara peribadi untuk menghadkan pendedahan anda kepada kecurian identiti, tetapi kaedah ini sering tidak praktikal. Mail dianggap agak selamat. Jika anda mesti menghantar e-mel kepada anda, anda perlu menyulitkan kedua-dua dokumen dan mesej e-mel anda dan semak tiga kali bahawa anda mempunyai alamat e-mel yang betul sebelum menghantar mesej anda.

Bottom Line

Memberi maklumat yang tepat mengenai W-9 anda akan membantu memastikan pembayaran yang anda terima, atau transaksi lain yang memerlukan borang ini, dilaporkan dengan betul kepada IRS.Jika anda tidak yakin dengan beberapa perkara, seperti klasifikasi perniagaan anda, semak dengan akauntan anda atau penasihat kewangan lain.