Mungkin anda mempunyai perniagaan kecil, anda menjual sesuatu secara peribadi dan ingin memberikan syarat pembelian rasmi, atau bos anda meminta anda untuk penyelidikan dan membuat invois yang sesuai untuk syarikat atau organisasi anda.

Kabar baiknya adalah, terdapat banyak cara untuk merekabentuk invois atau memuat turun templat yang telah dibuat yang memerlukan pengubahsuaian sedikit atau tidak.

Apa yang Perlu Saya Sertakan?

Sering kali, invois adalah lebih daripada permintaan untuk pembayaran yang akhirnya boleh ditandakan berbayar - itu dokumen yang mengandungi terma pembayaran dan perjanjian formal yang lain. Bunyi seperti kontrak? Ia adalah, dan itulah sebabnya anda perlu memasukkan maklumat yang betul.

1. Maklumat pembeli. Seseorang mungkin memberikan invois yang tiada nama anda di bahagian pembeli. Untuk pembelian kecil, itu baik-baik saja tetapi untuk transaksi yang lebih besar, itu tidak mencukupi. Sebagai penjual, masukkan semua maklumat pengenalpastian yang sesuai, termasuk pembeli atau nama pelanggan, alamat, nombor telefon, e-mel, ID cukai, nombor akaun dan sebarang pengecam dalaman yang diperlukan.

Bukan hanya mengenal pasti orang tersebut dengan tepat untuk tujuan undang-undang, tetapi jika perniagaan mempunyai sejumlah besar pelanggan, ini menjadikan pembukuan lebih cepat dan lebih tepat.

2. Penerangan mengenai produk atau perkhidmatan . Jadilah seperti yang diperlukan supaya tidak ada kekeliruan pada masa akan datang.

3. Jumlah. Bukan hanya jumlah yang perlu dibayar, tetapi senarai terperinci semua caj, termasuk kuantiti dan kos unit jika anda menjual lebih daripada satu unit item tersebut. Pemotongan berlaku pada panggilan telefon dan e-mel yang berkaitan dengan invois.

4. Dua tarikh: apabila invois dicipta dan tarikh matang. Tarikh penciptaan membantu jabatan perakaunan anda memberikan transaksi kepada bulan yang sesuai. Tarikh jatuh tempo membolehkan anda menguatkuasakan penalti lewat bayaran jika seseorang itu ditulis dalam kontrak.

5. Maklumat Pembayaran. Bagaimanakah orang itu membayar anda? Apakah kaedah pilihan anda? Jika mereka membayar dengan kad kredit atau kaedah lain selain cek, bolehkah mereka pergi ke tapak web anda? Berikan pilihan pembeli, tetapi buat proses pembayaran mudah, cepat dan bebas kerumitan.

6. Maklumat khusus industri. Jika anda berada dalam industri perkhidmatan - perunding misalnya - anda mungkin termasuk jumlah jam yang dibelanjakan untuk projek. Sertakan sebarang maklumat yang orang lain dalam industri anda biasanya termasuk.

7. Nama syarikat, maklumat hubungan dan logo anda. Hanya kerana ia merupakan invois tidak bermakna anda tidak boleh mengiklankan. Anda tidak tahu berapa ramai orang yang memproses invois mungkin berminat dengan apa yang anda lakukan. Sertakan logo syarikat anda di atas maklumat hubungan anda. Sesetengah perniagaan termasuk nota di bahagian bawah invois yang menyebut jualan atau peristiwa yang akan datang.

8. Nombor invois. Ini membolehkan anda dan pembeli menjejaki rang undang-undang ini.

Sorotan Mata Penting

Pereka veteran tahu bagaimana untuk menarik mata pembaca kepada maklumat penting. Pada invois, tiga bahagian paling penting ialah nama syarikat anda dan maklumat hubungan, tarikh jatuh tempo dan amaunnya. Maklumat lain adalah penting, tetapi menunjukkan orang yang boleh diterima akaun, yang memproses banyak invois setiap hari, maklumat yang paling penting boleh mendapatkan invois anda dengan lebih cepat. Jika mereka perlu menghantarnya kepada orang lain untuk penjelasan, anda akan menunggu lebih lama untuk pembayaran.

Mencari Templat

Carian Google yang cepat akan mendedahkan banyak pilihan. Program seperti Microsoft Office mempunyai templat disesuaikan yang dibina ke dalam perisian mereka, dan anda boleh mencari laman web dengan templat yang sedia untuk dimuat turun dan dibuka di Office.

Cashboard - Cashboard menawarkan templat yang boleh dimuat turun yang boleh dibuka dalam Microsoft Word. Templat adalah mudah tetapi disesuaikan.

Invoiceberry - Templat untuk Office, Open Office dan Excel

Microsoft - Jika anda tidak suka templat yang disertakan dengan Microsoft Office, pergi ke galeri templat Microsoft untuk lebih banyak pilihan.

Sebagai tambahan kepada Microsoft Office, Google Docs mempunyai template untuk dipilih dari galeri templatnya dan Apple mempunyai pilihan untuk aplikasi produktiviti.

Beberapa laman web membolehkan anda membuat, mencetak, menyimpan dan menghantar invois terus dari laman web mereka. Tidak perlu mempunyai program lain selain pelayar web.

Paydirt -Paydirt adalah platform pengebilan dalam talian. Walaupun perkhidmatan berbayar, syarikat membenarkan membuat invois mudah tanpa dikenakan biaya.

Invois - Invois membolehkan anda membuat dan menyimpan invois tanpa membuat akaun. Dengan menggunakan cache tempatan penyemak imbas Internet anda, anda boleh mengedit invois yang lalu.

Pilihan Invois Lain

PayPal mempunyai enjin penginvoisan yang kuat yang dibina dalam platformnya, dan aplikasi perakaunan seperti QuickBooks membenarkan invois dalam platform mereka . Menggunakan perisian perakaunan membolehkan invois dikaitkan dengan akaun pelanggan.

Garis Bawah

Ingat hari apabila perniagaan mempunyai buku resit? Hari-hari sudah hilang. Hari ini, faktur lebih mudah dengan bantuan templat, aplikasi, dan perisian perakaunan yang bukan sahaja invois tetapi juga menganjurkan dan menghasilkan laporan yang membolehkan anda menindaklanjuti invois yang tidak dibayar.

Beberapa templat invois yang direka khas mungkin tidak termasuk semua item yang disenaraikan di atas; pastikan anda memilih yang mempunyai apa yang anda perlukan untuk perniagaan atau perkhidmatan anda. Untuk maklumat lanjut, baca Memulakan Perniagaan Kecil: Penyimpanan Rekod .