Korespondensi profesional yang Menolak Sampul

Informal letters format :(writing professional letters) (November 2024)

Informal letters format :(writing professional letters) (November 2024)
Korespondensi profesional yang Menolak Sampul
Anonim

Banyak wakil berdaftar yang tidak berpengalaman secara tidak sengaja melanggar peraturan yang mengatur surat-menyurat untuk menambah nilai kepada komunikasi pelanggan dengan menjual pelbagai produk dan perkhidmatan. Ini menjadikan pemahaman yang kukuh tentang koresponden dan kesusahan jualan yang kritikal bagi seorang prinsipal berdaftar. Dalam artikel ini, kami akan menyediakan beberapa petunjuk tentang cara membezakan antara kedua dan meletakkan beberapa contoh tentang apa yang seharusnya sesuai dengan surat-menyurat.

Komunikasi dengan Orang Awam Persatuan Peniaga Sekuriti Kebangsaan (NASD) menetapkan Peraturan 2210 dan 2211 untuk memberikan perbezaan yang jelas antara kesusasteraan dan kesusahan jualan. Untuk melihat peraturan ini, periksa laman web NASD untuk Peraturan 2210 dan 2211.) Secara amnya, peraturan tersebut menjelaskan jenis maklumat yang boleh dimasukkan dalam koresponden pelanggan berbanding kesusahan jualan, termasuk batasan mengenai pengedaran maklumat tersebut. Apabila perlu, peraturan ini menyediakan pengetua berdaftar dengan metodologi untuk menilai sama ada kandungan surat-menyurat dimaksudkan melintasi garisan untuk kesusahan jualan.

Apakah korespondensi?
Definisi korespondensi NASD terdiri daripada mana-mana surat bertulis atau mesej e-mel yang diedarkan oleh seorang ahli kepada satu atau lebih pelanggan peruncitan yang sedia ada, dan kurang daripada 25 pelanggan runcit prospek, dalam mana-mana tempoh 30 hari kalendar.

Satu mitos umum tentang korespondensi adalah kerana ia diarahkan pada pelanggan semasa, kandungan mungkin lebih berorientasikan jualan. Walau bagaimanapun, pengetua berdaftar mesti ingat bahawa surat-menyurat masih tertakluk kepada pengawasan dan keperluan kajian Peraturan NASD 3010 (d) dan surat-menyurat itu memerlukan semakan semula prinsipal berdaftar apabila pengedarannya melebihi had 25/30 (25 pelanggan dalam mana-mana 30 kalendar- tempoh hari) dan / atau apabila kandungan tersebut membuat apa-apa cadangan kewangan atau pelaburan atau sebaliknya menggalakkan produk atau perkhidmatan ahli.

Apakah literatur penjualan?
Definisi literatur jualan adalah luas, yang mungkin menjelaskan mengapa sesetengah wakil terdaftar tersilap memasukkan beberapa elemen kesusahan jualan dalam koresponden pelanggan. NASD mentakrifkan sastera jualan sebagai: "Mana-mana komunikasi bertulis atau elektronik, (selain daripada cetakan semula yang disediakan secara berasingan, bahan jualan institusi dan surat-menyurat), yang secara umum diedarkan atau dibuat umumnya tersedia kepada pelanggan atau orang awam, termasuk pekeliling, laporan penyelidikan, surat pasaran, laporan prestasi atau ringkasan, bentuk surat, skrip telemarketing, teks seminar, cetakan semula (yang bukan cetakan semula secara bebas) atau petikan dari sebarang literatur jualan lain atau artikel yang diterbitkan, dan siaran akhbar mengenai produk atau perkhidmatan ahli " Peraturan NASD 2210 ). Apabila Koresponden Menjadi Sastera Jualan

Industri perkhidmatan kewangan terkenal untuk memaksimumkan setiap peluang untuk mempromosikan barisan produk dan perkhidmatan kepada pelanggan. Penjualan silang biasanya melibatkan salah mengarahkan wakil berdaftar yang tidak berpengalaman untuk membincangkan "peluang" lain dengan pelanggan mereka di semua tempat hubungan, yang (sayangnya) termasuk surat-menyurat.
Jika anda ingin mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang bagaimana salah arah itu, lihatlah kepincangan berikut:

ABC Investments

123 Anywhere Street
Anytown, USA 71264
Ellen Smith
256 Clearwater Street
Fairfax, Virginia23599

Dear Mrs. Smith:

Tujuan surat ini adalah untuk mengesahkan pertukaran anda dari ABC Blue Chip Fund kepada ABC Fund Growth Cap Besar. Menurut IRS, pertukaran ini merupakan penjualan sekuriti. Kami menggesa anda untuk bercakap dengan penasihat undang-undang dan cukai anda mengenai bagaimana pertukaran ini boleh memberi kesan kepada situasi anda.
Versi terbaru Prospek Dana Pertumbuhan Cap Besar ABC juga tertutup untuk tinjauan anda. Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan mengenai transaksi ini, atau sebarang isu lain yang berkaitan dengan Pelaburan ABC, sila hubungi talian Perkhidmatan Klien kami di 877-555-2300, Isnin hingga Jumaat, antara jam 8: 00-5: 00 tengah hari CST.
Terima kasih, Puan Smith, kerana menjadi sebahagian daripada keluarga ABC Investments.
Yang ikhlas,
Bob Wilson
Presiden, Pelaburan ABC
Pelaburan ABC
SIPC Ahli Gambar 1: Komunikasi ini menggambarkan cara yang tepat untuk membuat korespondensi.

Pelaburan ABC
123 Anywhere Street Anytown, Amerika Syarikat 71264
Ellen Smith
256 Clearwater Street
Fairfax, Virginia23599

Dear Mrs Smith:

surat adalah untuk mengesahkan pertukaran anda dari ABC Blue Chip Fund kepada ABC Dana Pertumbuhan Cap Besar. Menurut IRS, pertukaran ini merupakan penjualan sekuriti.
Walau bagaimanapun, ABC Investments ingin membuat anda menyedari bahawa kami mempunyai beberapa produk berfaedah yang boleh mengurangkan kesan cukai semasa pertukaran dana dalam ABC Family Funds Funds. Kami menggesa anda untuk bercakap dengan penasihat cukai dan undang-undang anda tentang bagaimana pertukaran ini boleh memberi kesan kepada situasi anda. Versi terbaru Prospek Dana Pertumbuhan Cap Besar ABC juga tertutup untuk tinjauan anda. Sekiranya anda mempunyai sebarang soalan mengenai transaksi ini, atau sebarang isu lain yang berkaitan dengan ABC Investments -
termasuk produk yang berfaedah cukai mungkin sesuai untuk memenuhi matlamat dan tujuan pelaburan anda - sila hubungi talian Klien Pelanggan kami di 877- 555-2300, Isnin hingga Jumaat, antara jam 8: 00-5: 00 CST. Terima kasih, Puan Smith, kerana menjadi sebahagian daripada keluarga ABC Investments.
Yang ikhlas,

Bob Wilson
Presiden, ABC Investments
Ahli Pelaburan ABC SIPC

Gambar 2: Komunikasi ini menggambarkan cara yang paling biasa yang terdaftar mewakili peraturan surat-menyurat dan menyeberang kesusasteraan.Bahagian-bahagian yang ditandatangani menekankan sempadan yang disebarkan.

Peranan Pengetua Berdaftar

Sebagai prinsipal berdaftar, anda mesti memahami pemikiran dan keperluan latihan wakil berdaftar yang anda penyeliaan. Dalam banyak kes, titik pengesanan kritis - titik di mana seorang prinsipal berdaftar harus menentukan sama ada sekeping komunikasi tertentu melintasi garis dari koresponden kepada literatur jualan - menilai niat pengarang dan tujuan komunikasi. Juga tanya diri anda sama ada komunikasi itu dimulakan oleh pelanggan atau hasil daripada pertanyaan atau transaksi baru-baru ini.
Jika, sebagai contoh, pelanggan membuat perdagangan atau pertukaran, biasanya disebabkan oleh kejadian pencetus, seperti melancarkan aset pelan persaraan, meningkatkan jumlah pelaburan atau memperluaskan peruntukan. Kerana pengetahuan umum di kalangan wakil berdaftar yang memicu peristiwa menyediakan peluang yang sangat berbeza untuk promosi, kemungkinan besar komunikasi yang dihasilkan dari transaksi klien akan dilihat sebagai peluang peluang yang ketara dan bukannya transaksi standard yang mewajibkan suatu bentuk tindak balas surat.

Kesimpulan

Sekiranya wakil berdaftar akan dikenakan dengan menutup tetingkap ini? Tidak. Pertumbuhan industri perkhidmatan kewangan bergantung kepada keupayaan wakil berdaftar untuk meningkatkan nilai perkhidmatan dan nasihat mereka kepada pelanggan, terutamanya melalui amalan penjualan silang yang terbukti. Jadi, bukannya menutup peluang, mungkin pengetua berdaftar harus dipertanggungjawabkan dengan:
Meyakinkan wakil terdaftar bahawa "nilai" surat-menyurat

  1. adalah perkhidmatan itu, bukan silang menjual Itu platform yang paling menggalakkan untuk mempromosikan firma itu adalah melalui kesusahan jualan, bukan koresponden.
  2. Untuk maklumat tambahan mengenai koresponden dan kesusahan jualan, sila baca

Notis NASD berikut kepada Ahli: 06-48 SEC Meluluskan Pindaan kepada Peraturan NASD 2210 dan 2211 untuk Memerlukan Pendedahan Yuran dan Perbelanjaan dalam Prestasi Dana Bersama Bahan Jualan; Tarikh Berkuatkuasa: 1 April 2007

  • 04-36 SEC Meluluskan NASD Cadangan Peraturan 9550 Siri mengenai Prosedur Yang Dipercepatkan
  • 00-22 SEC Memperkenalkan Program Pilot Penimbang Baru Sukarela Satu Untuk Tempoh Dua Tahun
  • 00-15 SEC Meluluskan Perubahan Peraturan Berkaitan Keperluan Pemfailan Untuk Penyelidikan Laporan Penyelidikan Secara Langsung
  • 99-16 SEC Meluluskan Perubahan Peraturan Mengenai Keanggotaan Dan Pendaftaran; Siasatan Dan Sanksi; Dan Tatakelakuan Dan Tata Prosedur
  • 98-83 SEC Meluluskan Perubahan Peraturan Berkaitan dengan Standar Untuk Surat Pernyataan Individu
  • Untuk artikel yang berkaitan dengan karir, lihat arsip Kerjaya Kewangan.