Di Rekod: Komunikasi Dengan Orang Awam

Di Rekod: Komunikasi Dengan Orang Awam

Sama ada anda adalah wakil berdaftar yang ingin menjadi pengetua berdaftar, atau kini berfungsi sebagai prinsipal berdaftar, adalah penting untuk memastikan keperluan komunikasi Pihak Berkuasa Pengawalseliaan Industri Kewangan (FINRA - dahulu NASD) di barisan hadapan fikiran anda. Walaupun tidak semua komunikasi dengan orang ramai mesti difailkan dengan FINRA, mereka mesti disimpan mengikut keperluan rekod rekod FINRA yang terkandung dalam Peraturan NASD 2211 - Bahan Jualan dan Surat Kelulusan Institusi.

Antara perkara lain, Peraturan 2211 ditubuhkan untuk memberikan takrifan yang jelas mengenai keperluan rekod untuk literatur penjualan pelabur institusi. Mengingkari peraturan ini boleh menyebabkan kehilangan lesen anda. Baca terus untuk memastikan anda dan peraturan ini berfungsi bersama.

Siapakah Pelabur Institusi? Peraturan 2211 mentakrifkan pelabur institusi sebagai mana-mana:

  • Entiti diterangkan dalam Aturan 3110 (c) (4) seperti persatuan bank, simpanan dan pinjaman, syarikat insurans atau syarikat pelaburan berdaftar; penasihat pelaburan yang berdaftar sama ada dengan Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa (SEC) di bawah Seksyen 203 Akta Penasihat Pelaburan 1940 atau dengan suruhanjaya sekuriti negeri (atau mana-mana agensi atau pejabat yang menjalankan fungsi seperti); atau mana-mana entiti lain (sama ada orang asli, perbadanan, perkongsian, amanah, atau sebaliknya) dengan jumlah aset sekurang-kurangnya $ 50 juta;
  • Entiti kerajaan atau bahagiannya;
  • Pelan manfaat pekerja yang memenuhi keperluan Seksyen 403 (b) atau Seksyen 457 Kod Hasil Dalam Negeri dan mempunyai sekurang-kurangnya 100 peserta, tetapi tidak termasuk mana-mana peserta pelan sedemikian;
  • Pelan yang layak, seperti yang ditakrifkan dalam Bahagian 3 (a) (12) (C), yang mana entiti mana-mana atau memegang dirinya sendiri sebagai yang terlibat terutamanya, atau bercadang untuk terlibat terutamanya dalam perniagaan melabur, melabur semula atau perdagangan dalam sekuriti; terlibat atau bercadang untuk melibatkan diri dalam perniagaan mengeluarkan sijil jumlah muka surat jenis ansuran, atau telah terlibat dalam perniagaan itu dan mempunyai apa-apa perakuan yang belum dijelaskan; atau terlibat atau bercadang untuk melibatkan diri dalam perniagaan melabur, melabur semula, memiliki, memegang atau berdagang dalam sekuriti, dan memiliki atau mencadangkan untuk memperoleh sekuriti pelaburan yang mempunyai nilai melebihi 40% daripada nilai jumlah aset penerbit sedemikian (tidak termasuk sekuriti kerajaan dan barang tunai) pada asas yang tidak dikonsolidasikan; yang mempunyai sekurang-kurangnya 100 peserta, tetapi tidak termasuk mana-mana peserta pelan sedemikian;
  • Ahli FINRA atau orang yang didaftarkan sebagai ahli itu; atau
  • Seseorang yang bertindak semata-mata bagi pihak mana-mana pelabur institusi seperti

Situasi Lain yang Dilindungi
Kaedah 2211 juga merangkumi situasi di mana firma persiapan ahli mungkin tidak mematuhi jika pengetahuan terdahulu (atau ia boleh dianggap dengan munasabah) bahawa sekeping literatur jualan akan ditunjukkan kepada penonton bukan institusi.Ini boleh berlaku jika wakil berdaftar menunjukkan kesusahan jualan institusi ke lembaga eksekutif atau pengurusan kanan syarikat. Dalam keadaan ini, wakil berdaftar mempunyai kewajipan untuk membincangkan penonton yang dimaksudkan dengan individu yang menyediakan kesusahan jualan.

Jika prinsipal berdaftar mengetahui bahawa sastera jualan mungkin akan jatuh ke tangan khalayak bukan institusi, dia boleh memasukkan penjelasan tambahan, termasuk terjemahan "legalese to plain English" untuk memastikan ketelusan di tengah laut pendedahan yang diperlukan.

LIHAT: Surat-menyurat yang Menolak Sampul Surat

Kelulusan Utama Berdaftar dan Penetapan Rekod Peraturan NASD 2211 menyediakan pengetua berdaftar dengan satu set piawaian untuk mengkaji secara objektif komunikasi. Salah satu bidang ketidakpatuhan yang paling biasa adalah kekurangan dokumentasi untuk membuktikan tuntutan proprietari dan pihak ketiga. Sebagai contoh, pengurus pelaburan sering membuat tuntutan tentang pasaran atau produk tertentu. Tuntutan ini sebahagian besarnya berasal dari sumber kuantitatif (i., Morningstar, Ibbotson, dan lain-lain) dan mudah didokumenkan.

Walau bagaimanapun, banyak pengurus pelaburan juga menggunakan data kuantitatif, yang boleh termasuk kesimpulan berasaskan pengalaman mengenai produk dan / atau pasaran tertentu, yang boleh menyebabkan komunikasi yang mengandungi tuntutan yang tidak berasas / tidak wajar di mata pengawal selia.

Dalam kes di mana pengurus pelaburan telah membuat tuntutan yang tidak berasas / tidak berasas, prinsipal berdaftar mesti menentukan sama ada pengalaman pengurus pelaburan itu munasabah, memandangkan pasaran dan produk tertentu, serta dengan jelas mendedahkan kesimpulan pengurus pelaburan sebagai pendapat profesional - tidak semestinya kenyataan fakta.

Mengkaji Kesusilaan Jualan Institusi Peraturan NASD 2211 menyatakan bahawa kebanyakan standard dan garis panduan memerlukan tahap kawalan dalaman yang ketara untuk memastikan pematuhan. Secara umum, setiap firma ahli mesti menetapkan prosedur bertulis mengenai penggunaan data proprietari dan pihak ketiga, yang termasuk batasan pengagihan kepada pelabur institusi tertentu. Prosedur mestilah dalam bentuk bertulis, dan dikomunikasikan (i., Latihan dalaman) kepada setiap wakil berdaftar. Di samping itu, firma ahli mesti mengekalkan dokumentasi yang mencukupi untuk membuktikan kecekapan kawalan dalaman.

Penyata Rekod untuk Kesusasteraan Penjualan Institusi Peraturan NASD 2211 juga menyatakan bahawa ahli mesti mengekalkan semua bahan jualan institusi dalam satu fail untuk tempoh tiga tahun dari tarikh penggunaan terakhir. Fail itu mesti termasuk nama orang yang menyediakan setiap bahan bahan jualan institusi. Fail ini juga mesti mengandungi maklumat mengenai sumber mana-mana jadual statistik, carta, grafik atau ilustrasi lain yang digunakan oleh ahli dalam komunikasi dengan orang awam.

Adakah FINRA Mempunyai Borang Rekod? Tiada format rekod rekod FINRA standard. Setiap firma ahli mestilah membuat bentuk tersuai yang membolehkan pengetua berdaftar menyumbang untuk setiap semakan khusus dan keperluan penyimpanan rekod termasuk penonton yang dimaksudkan, tarikh penggunaan, kuantiti dalam pengedaran dan bagaimana / apabila komen peraturan telah diperbadankan.Borang ini biasanya digunakan oleh ahli jabatan pemasaran dan komunikasi, tetapi ia juga digunakan oleh broker dan wirehouses individu.

MELIHAT: Memulakan Perniagaan Kecil: Mematuhi Rekod

Audit Pengawalseliaan: Mempamerkan Kawalan Dalaman Luar Negeri Firma Anda
Tujuan utama bentuk penyimpanan rekod adalah untuk membantu pengawal selia (FINRA, SEC, papan, dan sebagainya) memudahkan audit komunikasi yang berkesan dengan firma ahli. Dan kerana kebanyakan sastera jualan pelabur individu difailkan dengan pihak berkuasa pengawal selia, kebanyakan audit biasanya akan dibelanjakan untuk mengkaji literatur jualan institusi - terutamanya komunikasi antara syarikat dana bersama dan wakil berdaftar yang menjual produk mereka.

Para pengawal selia ingin melihat apa jenis promosi syarikat-syarikat dana bersama yang menyampaikan kepada broker, terutama komunikasi yang mempromosikan peningkatan komisen dan tuntutan yang dibesar-besarkan atau tidak berasas mengenai ciri dan faedah produk; termasuk cadangan mengenai kesesuaian dan amalan jualan. Mereka juga ingin melihat koleksi data dan analisis metodologi proprietari untuk memastikan kesusahan jualan adalah adil dan seimbang dan tidak mempunyai prestasi produk "cherry-picking".

Mengekalkan Rekod Bersih dengan Pengawal Selia Sebagai prinsipal berdaftar, matlamat utama anda adalah untuk mengekalkan rekod bersih dengan pengawal selia. Anda boleh mengekalkan rekod bersih dengan FINRA dengan mengekalkan satu soalan di barisan depan minda anda: "Adakah anda bersedia untuk berdiri di hadapan panel FINRA atau SEC dan letakkan lesen anda pada baris, menyatakan bahawa komunikasi yang anda luluskan adalah teliti diperiksa dan dikekalkan? " Sekiranya anda mempunyai keraguan semasa semakan awal, atau semasa pemeriksaan tempat seterusnya, menjadikannya satu keutamaan untuk menyelesaikan keraguan tersebut.

Bottom Line Keperluan penyimpanan rekod dan kajian memerlukan ketekunan ketekunan dari para pengetua berdaftar. Apabila anda menjadi lebih berpengalaman, anda akan menemui pendekatan "Zen-seperti" sendiri untuk menangani tekanan yang kerap daripada kakitangan jualan yang agresif - mereka yang secara bebas membangun komunikasi dengan mereka sendiri, dan mengharapkan kelulusan semalaman kerana mereka mahu menyampaikan komunikasi kepada institusi pelanggan pada waktu pagi. Kadang-kadang ini bermakna anda perlu memutuskan mana pasukan penembak yang anda lebih suka menghadapi - majikan anda atau pengawal selia.

Untuk lebih banyak bacaan mengenai subjek ini, lihat notis ahli FINRA "Pendedahan Yuran dan Perbelanjaan dalam Bahan Penjualan Prestasi Reksadana" (April 2007) dan "Kelulusan Pra-Penggunaan Prinsip Koresponden Ahli Tertentu Dihantar kepada 25 atau Lebih Runcit yang Ada Pelanggan dalam Tempoh 30 Hari Kalendar "(Disember 2006).