Firma penasihat kewangan perlu meningkatkan permainan mereka ketika datang ke pengawasan platform komunikasi yang lebih baru seperti media sosial dan pemesejan segera, penyelidikan oleh penyedia penyelesaian pematuhan Smarsh menunjukkan. Laporan Survey Pematuhan Komunikasi Elektronik 2016 menonjolkan jurang pematuhan dan apa yang perlu dilakukan firma.

Penemuan Utama

Berikut adalah beberapa penemuan utama dari laporan itu. (Untuk maklumat lebih lanjut, lihat: Top Compliance Headaches for Financial Advisors .)

• Lebih penting lagi untuk mengawasi kepatuhan, tetapi pekerjaan juga menjadi lebih mencabar. Untuk memenuhi kewajipan, pasukan pematuhan mendapat tempat duduk di meja dengan sumber manusia, teknologi maklumat dan tenaga pemasaran.
• Terdapat lebih banyak cara untuk berkomunikasi berbanding sebelum ini. Media sosial, mesej teks dan mesej segera menyediakan saluran yang memperluaskan perimeter pematuhan. Sekiranya terdapat jurang dalam pengawasan, firma boleh terdedah kepada risiko pematuhan.
• Jabatan pematuhan bimbang bahawa amalan penyeliaan komunikasi mereka tidak dapat dipertahankan, bahawa pendekatan semasa tidak akan mengenal pasti risiko dalam organisasi dan mereka gagal memfokuskan sumber secara efisien ke bidang yang menunjukkan risiko terbesar kepada firma. Tinjauan mesej adalah bidang yang menjadi perhatian khusus.

Kajian Smarsh, yang melihat pengekalan dan pengawasan komunikasi elektronik, berada pada tahun keenamnya. Walaupun beberapa kebimbangan adalah konsisten dari tahun ke tahun, seperti pengawasan pengawalseliaan yang lebih tinggi dan cabaran untuk menyesuaikan diri dengan saluran komunikasi baru, trend baru menghasilkan cabaran baru. "Kekurangan dasar, penguatkuasaan dan pengekalan kekal tinggi, menyebabkan firma terdedah kepada penipuan, kesilapan, dan pengawasan pengawalseliaan yang tidak dapat dikesan," kata Smarsh.

Dan penalti itu semakin berkembang. Smarsh berkata denda yang diturunkan oleh Pihak Berkuasa Pengawalseliaan Industri Kewangan yang berkaitan dengan kes-kes komunikasi elektronik lebih daripada dua kali ganda antara 2008 dan 2015, ketika mereka adalah $ 6. 2 juta. Kaji selidik itu berkata lima perkara utama yang berkaitan dengan pematuhan komunikasi elektronik adalah: peningkatan pengawasan oleh pengawal selia, keperluan untuk mengimbangi privasi pekerja terhadap kewajipan pengawasan, kemunculan saluran komunikasi baru, ancaman keselamatan siber yang ditimbulkan oleh platform pemesejan elektronik dan sumber manusia yang tidak mencukupi untuk bertemu keperluan penyeliaan pematuhan. (Untuk lebih lanjut, lihat: FINRA pada Track for Record Year of Dines .)

Selain itu, sumber-sumber tersebut tidak dibebani hanya oleh fungsi pematuhan. Smarsh berkata 65% responden mengatakan fungsi pematuhan bertanggungjawab untuk menangani permintaan penemuan elektronik atau tujuan perniagaan yang lain.Kurang daripada 10% responden berkata mereka menjangkakan peningkatan ketara dalam sumber dalam tempoh 12 bulan akan datang. Lebih daripada satu suku berkata anggaran tidak mencukupi adalah kebimbangan utama, dan 38% berkata kekurangan sumber manusia adalah kebimbangan, meningkat daripada 30% tahun lepas.

Perimeter Pematuhan

Smarsh mengatakan kebimbangan utama dalam pengembangan perimeter pematuhan - rangkaian saluran dan peranti elektronik yang digunakan oleh organisasi yang memerlukan dasar, penahanan dan penyeliaan pentadbiran. Tetapi apa yang menentukan sama ada atau tidak mesej adalah rekod perniagaan adalah kandungannya, bermakna kakitangan pematuhan perlu mengawasi banyak jenis komunikasi, walaupun mereka pada peranti peribadi atau akaun media sosial. Beberapa kemajuan telah dibuat di kawasan ini, nota Smarch. Bilangan syarikat dengan dasar yang mengawal platform persidangan web meningkat kepada 61% pada 2016, meningkat daripada 50% pada tahun 2015. Tetapi "jurang ini tidak ditutup," kajian itu menyimpulkan. Peratusan firma yang mempunyai sistem pengarkiban atau pengawasan untuk saluran komunikasi baru kekal tidak berubah, dan dalam beberapa kes jatuh, dari 2014 hingga 2016.

Sumber Risiko

Empat puluh lapan peratus responden berkata media sosial adalah saluran teratas daripada risiko pematuhan yang dirasakan. Walaupun media sosial diharamkan, peratusan besar responden mengatakan mereka akan mempunyai keyakinan yang minimum yang dapat membuktikan larangan itu berfungsi. Firma yang membenarkan tetapi tidak mengarkibkan media sosial mungkin tidak memenuhi kewajiban, Smarsh memberi amaran.

Bottom Line

Di bawah peraturan Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa yang direka untuk melindungi pelabur, firma dikehendaki mengarkibkan komunikasi perniagaan elektronik dalam format yang tidak dapat ditulis dan tidak boleh dipulihkan (Wajib) selama sekurang-kurangnya tiga tahun dan untuk melaksanakan risiko- kajian semula koresponden dan komunikasi dalaman. Tetapi memandangkan peningkatan eksponen dalam jumlah mesej dan saluran baru, jurang pengekalan dan pengawasan dilihat tidak dapat dielakkan. "Untuk meletakkannya secara terang-terangan, penyeliaan telah rosak," kata CEO Stephen Smarsh. (Untuk lebih lanjut, lihat: SEC Memperkuat Rekod Bilangan Kes Sebagai Denda Menginap Flat .)