Tidak syak lagi, anda telah mendengar frasa umum, "Pertemuan adalah tempat di mana minit diambil dan jam terbuang. "Ramai, banyak jam dibazirkan oleh mesyuarat. Sebenarnya, apabila diminta menamakan pembuang masa terbesar di tempat kerja, 24% pekerja yang ditinjau dalam Gaji. com laporan menyenaraikan mesyuarat dan panggilan persidangan.

Pekerja tidak hanya berfikir mesyuarat adalah satu pembaziran masa. Rupa-rupanya, mereka juga berpendapat mesyuarat menghisap kehidupan mereka. Itu mungkin terdengar dramatik sehingga anda menganggap hasil Poll Clarizen / Harris. Apabila ditanya apa yang mereka lebih suka daripada duduk di mesyuarat status, hampir separuh (46%) menjawab bahawa mereka lebih suka melakukan aktiviti yang tidak menyenangkan, seperti:

• Pergi ke DMV
• Duduk dan tonton cat kering
• Luangkan masa empat jam untuk bekerja
• Mengurangkan kanal akar
• Dapatkan potongan rambut mereka dalam mullet
• Pakej dan berpindah ke Antartika

Lebih lanjut, 60% responden juga mengatakan bahawa mereka menghabiskan lebih banyak masa untuk persiapan mesyuarat daripada yang mereka belanjakan dalam mesyuarat sebenar: mereka membelanjakan rata-rata 4. 6 jam setiap minggu prepping untuk mesyuarat status, dan mereka menghabiskan 4. 5 jam seminggu dalam mesyuarat status.

Di samping itu, 35% responden menganggap mesyuarat status membuang masa, dan 60% multitask semasa mesyuarat.

Banyak pekerja sudah merasakan bahawa mereka menjadi pekerja 24 jam, dan mereka tidak suka idea membuang masa dalam mesyuarat yang tidak bermakna. Walau bagaimanapun, kadang-kadang mesyuarat perlu, dan apabila mereka dijalankan dengan betul, mereka boleh menjadi produktif dan boleh diterima jika tidak menyeronokkan. Berikut adalah sepuluh cara anda boleh mengadakan lebih banyak mesyuarat yang produktif.

1. Cabut Kebiasaan

Hanya karena anda selalu bertemu setiap petang Khamis, tidak berarti anda perlu meneruskan perjalanan ini. Sesetengah tabiat perlu dipecahkan, dan beberapa dasar syarikat perlu ditulis semula. Anda harus bertemu dengan alasan tertentu, dan bukan hanya kerana anda sudah biasa berbuat demikian.

2. Timbang Pilihan Anda

Pertimbangkan pilihan lain sebelum menjadwalkan pertemuan. Daripada mesyuarat status mingguan, mungkin anda dapat bertemu setiap minggu. Laporan status terperinci akan memberikan anda maklumat yang mencukupi untuk mengetahui apa yang sedang berlaku di antara mesyuarat dan anda sentiasa boleh mengambil telefon untuk memanggil seseorang jika anda mempunyai soalan. Juga, jika anda bertemu untuk berkongsi maklumat, fikirkan tentang menghantar maklumat tersebut melalui e-mel.

3. Jadilah Selektif

Jangan sekali-kali menjemput peserta pertemuan "sekiranya berlaku. "Sekiranya tidak ada alasan yang jelas bagi orang-orang tertentu untuk menghadiri mesyuarat anda, jangan mengundang mereka atau meminta kehadiran mereka. Sebagai contoh, jangan paksa orang-orang berteknologi untuk menghadiri mesyuarat jualan anda sekiranya anda menghadapi masalah dengan mengendalikan penunjuk laser.

4. Sediakan di Advance

Membuat agenda pertemuan akan memaksa anda untuk berfikir melalui tujuan mesyuarat dan membuat garis besar sekuel.Juga, pastikan untuk mengumpulkan semua maklumat anda terlebih dahulu. Anda tidak sepatutnya meninggalkan mesyuarat untuk mengambil barang yang terlupa, dan sebagainya. Selain itu, tempah bilik terlebih dahulu, sahkan tempahan, dan periksa ruang untuk memastikan semua alat anda (papan putih, kapur untuk papan hitam, dll. .) berada di tempat yang ditetapkan.

5. Menyebarkan Maklumat

Jika pertemuan melibatkan membahas bahan tertentu, kirimkan dokumen-dokumen ini terlebih dahulu supaya peserta akan memiliki banyak waktu sebelum pertemuan untuk meninjau materi dan merumuskan ide. Meminta orang untuk membawa dua atau tiga soalan, komen atau kebimbangan kepada mesyuarat adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan peserta mesyuarat mengambil masa untuk mengkaji topik yang dibincangkan.

6. Mulakan dan Berakhir pada Masa

Semua peserta telah berhenti kerja sibuk mereka untuk menghadiri mesyuarat anda. Hormati cukup masa untuk memulakan mesyuarat pada waktu yang ditetapkan. Peserta lewat boleh diberi taklimat apabila mesyuarat berakhir. Juga, tetapkan mata pada jam supaya anda dapat menamatkan mesyuarat tepat pada waktunya. Juga, jangan merasakan bahawa anda perlu mengisi keseluruhan slot masa. Sekiranya anda menyiapkan item agenda awal, ganjakan peserta dengan membiarkan mereka kembali bekerja.

7. Tinggal Kursus

Ikuti agenda untuk memastikan mesyuarat di landasan kerana ini adalah kunci untuk tamat pada masanya. Jangan membenarkan hadirin memperkenalkan topik yang tidak berkaitan yang berpotensi untuk menggagalkan mesyuarat. Juga, pastikan para hadirin tetap fokus. Minta agar mereka tidak menggunakan telefon, tablet, dan komputer riba semasa mesyuarat (mesyuarat tanpa peranti dikenali sebagai pertemuan toless).

8. Komen Kawalan

Jika tujuan mesyuarat adalah untuk menyelesaikan masalah atau membuat idea-idea baru, anda perlu meminta pendapat daripada kumpulan. Walau bagaimanapun, jangan biarkan peserta yang mempunyai personaliti yang kuat menguasai perbincangan tersebut. Pastikan semua orang mempunyai peluang yang sama untuk menyuarakan pendapat mereka. Juga, elakkan mengulangi beberapa mata berulang kali. Isu atau keputusan penulisan pada papan tulis atau flipchart boleh menghindari tanggapan berulang-ulang dan berulang-ulang.

9. Hadkan PowerPoint

Anda boleh menggunakan PowerPoint untuk membentangkan beberapa graf, carta, atau titik peluru, tetapi tidak mempunyai mesyuarat yang didorong oleh PowerPoint. Dengan kata lain, jangan buang semua maklumat anda ke dalam PowerPoint dan kemudian menghabiskan seluruh mesyuarat membaca setiap slaid.

10. Jadilah Jujur

Jika keputusan tertentu telah dibuat, jangan berpura-pura bahawa peserta telah dipanggil bersama untuk menawarkan pendapat mereka atau memutuskan tindakan. Tiada apa-apa yang membuat pekerja berasa lebih tidak produktif daripada mengutamakan masa dan usaha apabila input mereka tidak penting.

Garis Bawah

Kadang-kadang, mesyuarat adalah penting, tetapi ramai pekerja menilai mereka di antara tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan yang paling buruk. Memerlukan usaha untuk membuat pertemuan anda lebih fokus, relevan dan berkesan.